1. Az adatvédelmi nyilatkozat célja

Jelen adatvédelmi nyilatkozat célja, hogy átlátható, közérthető formában bemutassa, hogyan kezeli a Vibe Evening House a weboldal (https://vibeeveninghouse.com) látogatóinak, érdeklődőinek és ügyfeleinek személyes adatait. A dokumentum különös tekintettel foglalkozik a rendezvényszervezési szolgáltatásokkal – például poker estek, kaszinó jellegű események, céges rendezvények és tematikus estek – összefüggésében megvalósuló adatkezeléssel.

Az adatvédelmi nyilatkozat célja, hogy Ön pontos tájékoztatást kapjon arról,

• milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk,
• milyen célból és milyen jogalapon végezzük az adatkezelést,
• kik lehetnek az adatok címzettjei, illetve milyen adatfeldolgozókat veszünk igénybe,
• milyen módon gondoskodunk az adatok biztonságáról,
• mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat,
• Önt milyen jogok illetik meg az adatkezeléssel összefüggésben, és hogyan tud ezekkel élni.

A Vibe Evening House elkötelezett amellett, hogy a személyes adatokat a hatályos jogszabályoknak – különösen a 2016/679/EU rendeletnek (GDPR), az infotv.-nek és az egyéb vonatkozó nemzeti előírásoknak – megfelelően, tisztességesen, jogszerűen és átlátható módon kezelje.

2. Adatkezelő adatai

A weboldalon megvalósuló adatkezelésekért felelős adatkezelő:

3. Gyűjtött adatok köre

A Vibe Evening House a rendezvényszervezési tevékenység és a weboldal működtetése során kizárólag olyan személyes adatokat gyűjt, amelyek a szolgáltatások igénybevételéhez, az ajánlatkéréshez, a kapcsolattartáshoz és az események lebonyolításához szükségesek.

3.1. Weboldal-látogatás során automatikusan gyűjtött adatok

• IP-cím (részben vagy teljesen anonimizált formában),
• böngésző típusa, verziója, nyelvi beállításai,
• operációs rendszer típusa, eszköz típusa, képernyőfelbontás,
• a megtekintett oldalak URL-je, látogatás dátuma és időpontja,
• referer oldal (ahonnan a weboldalunkra érkezett),
• cookie-azonosítók és a választott sütibeállítások.

Ezeket az adatokat elsősorban statisztikai, biztonsági és fejlesztési célból használjuk, rendszerint összesített, anonimizált formában.

3.2. Kapcsolatfelvétel, ajánlatkérés és eseményfoglalás során megadott adatok

Amikor Ön a Kapcsolat / Ajánlatkérés oldalon keresztül, e-mailben vagy telefonon lép velünk kapcsolatba, illetve szolgáltatásaink (például poker estek, kaszinó eventek, céges rendezvények, tematikus estek) kapcsán ajánlatot kér vagy foglalást kezdeményez, az alábbi személyes adatokat kezelhetjük:

• név (kapcsolattartó, megrendelő neve),
• e-mail cím,
• telefonszám,
• vállalkozás / cég neve (ha releváns),
• esemény típusa (pl. poker est, kaszinó éjszaka, céges rendezvény, születésnap, legény- vagy leánybúcsú),
• esemény dátuma, tervezett időtartama, helyszíne (saját vagy külső lokáció),
• résztvevők becsült létszáma,
• igényelt szolgáltatások (pl. poker asztalok, roulette, blackjack, dekoráció, fény- és hangtechnika, hostessek, fotósarok),
• különleges kérések, egyedi igények (szöveges üzenet formájában),
• számlázási adatok (név, cím, adószám – jogviszonytól függően),
• kommunikáció tartalma (levelezés, egyeztetési jegyzetek).

3.3. Hírlevélre vagy marketingkommunikációra vonatkozó adatok

Amennyiben a jövőben hírlevél vagy egyéb marketingkommunikáció kerül bevezetésre, úgy az ehhez megadott adatokat (pl. név, e-mail cím, érdeklődési körök) is kizárólag a külön ehhez adott hozzájárulás alapján kezeljük, és erről külön tájékoztatást nyújtunk.

3.4. Egyéb, speciális személyes adatkategóriák

A Vibe Evening House rendezvényszervezési tevékenysége keretében főszabályként nem kér és nem kezel különleges személyes adatokat (például egészségügyi adatok, faji származásra, vallási meggyőződésre vagy politikai véleményre utaló adatok). Kérjük, hogy ilyen jellegű információkat ne osszon meg velünk a kapcsolatfelvétel során. Ha mégis elengedhetetlenül szükséges speciális igény (pl. ételallergia jelzése catering esetén), úgy erről külön, célhoz kötött adatkezelés keretében adunk tájékoztatást.

4. Adatkezelés célja és jogalapja

A Vibe Evening House a személyes adatokat mindig konkrét, egyértelmű és jogszerű célból kezeli. Az adatkezelés céljai és jogalapjai az alábbi fő területeken jelennek meg:

4.1. Szolgáltatás nyújtása, ajánlatadás, szerződéskötés és teljesítés

A rendezvényszervezési szolgáltatások – így többek között a poker estek, kaszinó jellegű eventek, céges rendezvények és tematikus estek – igénybevételéhez szükséges a megrendelő, kapcsolattartó és a rendezvény alapadatait megismernünk.

• Cél: ajánlatkészítés, szolgáltatás-tervezés, szerződéskötés, rendezvény előkészítése és lebonyolítása, valamint a kapcsolódó adminisztratív és pénzügyi folyamatok (számlázás stb.).
• Jogalap: az adatkezelés az Önnel kötött szerződés teljesítéséhez szükséges, illetve szerződéskötést megelőző lépések megtétele érdekében történik (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont).

4.2. Kapcsolattartás és ügyfélszolgálat

Az Ön által megadott elérhetőségi adatokat (pl. név, e-mail cím, telefonszám) a kommunikáció fenntartására, a kérdések megválaszolására és az egyeztetések lefolytatására használjuk.

• Cél: információnyújtás, ajánlat pontosítása, rendezvény részleteinek egyeztetése, panaszkezelés.
• Jogalap: szerződés teljesítése vagy az ahhoz kapcsolódó jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) b) és f) pont).

4.3. Marketing, referencia és eseménynyilvántartás

Bizonyos esetekben – például visszatérő ügyfelek kiszolgálásának javítása, vagy a rendezvényekkel kapcsolatos statisztikák, elemzések készítése céljából – a korábbi események fő paramétereit (típus, létszám, helyszín) is megőrizzük.

• Cél: szolgáltatásaink fejlesztése, ügyfélélmény javítása, belső statisztika, üzleti döntéstámogatás.
• Jogalap: adatkezelő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) f) pont), melynek keretében minden esetben elvégezzük az érdekmérlegelési tesztet.

Marketingcélú megkeresést (pl. hírlevél, személyre szabott ajánlat) csak az Ön előzetes, kifejezett hozzájárulása alapján küldünk, amelyet bármikor visszavonhat.

4.4. Jogszabályi kötelezettségek teljesítése

Számviteli, adózási és egyéb jogszabályok írhatják elő bizonyos adatok (például számlaadatok, szerződések) meghatározott ideig történő megőrzését.

• Cél: a jogszabályban előírt kötelezettségek teljesítése és igazolhatósága.
• Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) c) pont).

4.5. Információbiztonság, visszaélések megelőzése

A rendszer naplóadatait, IP-címeket és egyes technikai információkat az informatikai rendszer biztonságának fenntartása, a visszaélések és jogosulatlan hozzáférési kísérletek észlelése és kivizsgálása céljából is kezelhetjük.

• Cél: IT biztonság, a szolgáltatás megbízható működésének biztosítása, incidenskezelés.
• Jogalap: adatkezelő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) f) pont).

5. Adattovábbítás és adatfeldolgozók

A Vibe Evening House a személyes adatokat alapvetően saját rendszereiben kezeli, azonban a szolgáltatásbiztonság és a professzionális működés érdekében egyes folyamatokhoz külső szolgáltató partnereket (adatfeldolgozókat) vehet igénybe. Az adatfeldolgozók az adatokat kizárólag a velünk kötött szerződés és a kapott utasítások alapján kezelik.

5.1. Informatikai szolgáltatók, tárhelyszolgáltató

A weboldal üzemeltetéséhez, a tárhely biztosításához és az e-mail kommunikációhoz informatikai partnereket vehetünk igénybe (pl. tárhelyszolgáltató, rendszerüzemeltető). E partnerek feladata a rendszer stabil és biztonságos működtetése, karbantartása, az adatok technikai tárolása.

5.2. Könyvelő, pénzügyi szolgáltatók

A pénzügyi és számviteli kötelezettségek teljesítése érdekében a számlázással és könyveléssel kapcsolatos adatokat könyvelő vagy pénzügyi szolgáltató is kezelheti. Ilyen esetben az adattovábbítás jogalapja a jogszabályi kötelezettség teljesítése és az adatkezelő jogos érdeke.

5.3. Rendezvény-partnerek és alvállalkozók

A rendezvények színvonalas megvalósításához esetenként megbízható, professzionális partnereket vonunk be, például:

• technikai szolgáltatók (fény- és hangtechnika, DJ, fotó- és videószolgáltatás),
• hostessek, dealerek, animátorok,
• dekorációs szolgáltatók, catering, helyszínüzemeltetők.

Az ilyen jellegű adattovábbítás kizárólag a rendezvény szervezéséhez és lebonyolításához feltétlenül szükséges adatokra terjed ki (pl. kapcsolattartó neve, esemény helyszíne, időpontja). Minden partnerünkkel törekszünk olyan megállapodások kötésére, amelyek biztosítják a személyes adatok megfelelő védelmét és a vonatkozó adatvédelmi jogszabályoknak való megfelelést.

5.4. Hatóságok, jogi igényérvényesítés

Jogszabályi kötelezettség vagy jogos érdek esetén – például hatósági megkeresés, jogvita, követeléskezelés során – személyes adatokat hatóságok, bíróságok vagy jogi képviselők részére is továbbíthatunk. Az adattovábbítás minden esetben a szükséges legszűkebb körben és a vonatkozó jogszabályok keretei között történik.

5.5. Nemzetközi adattovábbítás

Alapvetően az Európai Unió területén belül kezeljük és tároljuk a személyes adatokat. Amennyiben a jövőben olyan szolgáltatót vennénk igénybe, amely az EU/EGT területén kívülre továbbít adatokat, úgy erre csak a GDPR által meghatározott megfelelő garanciák (például megfelelőségi határozat, szerződéses kikötések) mellett kerülhet sor, amelyről külön tájékoztatást nyújtunk.

6. Adatbiztonság, adattárolás időtartama

A Vibe Evening House kiemelt figyelmet fordít arra, hogy a kezelt személyes adatokat megfelelő technikai és szervezeti intézkedésekkel védje az illetéktelen hozzáférés, módosítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés vagy egyéb visszaélés ellen.

6.1. Technikai és szervezeti adatbiztonsági intézkedések

• hozzáférés-szabályozás és jogosultságkezelés a rendszerekben,
• titkosított kommunikáció (HTTPS) a weboldalon keresztül,
• rendszeres szoftverfrissítések és biztonsági javítások alkalmazása,
• biztonsági mentések készítése a fontos adatokról,
• adatvédelmi és információbiztonsági tudatosság növelése az együttműködő munkatársak és partnerek körében,
• adatfeldolgozókkal kötött megállapodások, amelyekben rögzítésre kerülnek az adatvédelemre és adatbiztonságra vonatkozó követelmények.

6.2. Adattárolás időtartama

A személyes adatokat nem őrizzük meg a szükségesnél hosszabb ideig. Az adattárolás időtartamát az adatkezelés célja, a jogszabályi kötelezettségek és a jogszabályi elévülési idők határozzák meg.

• Ajánlatkéréssel kapcsolatos adatok: általában legfeljebb 1–2 évig, vagy az utolsó kapcsolatfelvételtől számított ideig, amennyiben nem jön létre szerződés, illetve amíg Ön a törlésüket nem kéri és nincs más jogalap a további tárolásra.
• Szerződéses és számlázási adatok: a vonatkozó számviteli és adózási jogszabályok szerinti ideig (általában legalább 8 évig).
• Rendezvénynyilvántartással kapcsolatos adatok: a szerződés megszűnését követő általános polgári jogi elévülési időn belül (általában 5 év), elsősorban jogi igények esetleges alátámasztása érdekében.
• Technikai naplóadatok, biztonsági logok: jellemzően néhány hónapig, különös tekintettel az informatikai biztonsági kockázatokra és az incidensvizsgálatok szükségességére.

Amennyiben a személyes adatokra már nincs szükség az adatkezelés céljának megvalósításához, és jogszabály sem írja elő azok további megőrzését, az adatokat töröljük vagy anonimizáljuk.

7. Az érintettek jogai

Önt – mint érintettet – a személyes adatai kezelésével kapcsolatban a GDPR és a vonatkozó jogszabályok alapján az alábbi jogok illetik meg. Jogaival elsősorban az elérhetőségeinken keresztül élhet.

7.1. Hozzáféréshez való jog

Jogosult visszajelzést kapni tőlünk arra vonatkozóan, hogy kezeljük-e az Ön személyes adatait, és ha igen, jogosult hozzáférést kérni ezekhez az adatokhoz, valamint az adatkezelés főbb jellemzőihez (cél, jogalap, kategóriák, címzettek, tárolási idő, jogok).

7.2. Helyesbítéshez való jog

Jogosult kérni a pontatlan vagy hiányos személyes adatainak helyesbítését, kiegészítését. Ez különösen fontos a rendezvények pontos előkészítése és a zökkenőmentes kapcsolattartás érdekében.

7.3. Törléshez való jog („elfeledtetéshez való jog”)

Bizonyos feltételek mellett kérheti személyes adatainak törlését, például ha az adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat kezeltük, vagy ha Ön visszavonja hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja. A törlési kérelmet azonban nem minden esetben tudjuk teljesíteni (például, ha jogi kötelezettség írja elő az adatok megőrzését).

7.4. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Kérheti az adatkezelés korlátozását, ha vitatja az adatok pontosságát, ha az adatkezelés jogellenes, de nem szeretné, hogy az adatokat töröljük, vagy ha már nincs szükségünk az adatokra, de Ön jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez még igényt tart rájuk.

7.5. Tiltakozáshoz való jog

Jogosult tiltakozni személyes adatainak kezelése ellen, ha az adatkezelés jogalapja az adatkezelő jogos érdeke. Ilyen esetben az adatokat nem kezeljük tovább, kivéve, ha bizonyítható, hogy az adatkezelés olyan kényszerítő erejű jogos okból szükséges, amely elsőbbséget élvez az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben.

7.6. Adathordozhatósághoz való jog

Amennyiben az adatkezelés jogalapja az Ön hozzájárulása vagy szerződés teljesítése, és az adatkezelés automatizált módon történik, jogosult kérni, hogy az Ön által rendelkezésünkre bocsátott személyes adatokat géppel olvasható formátumban megkapja, illetve kérheti azok továbbítását egy másik adatkezelő részére – amennyiben ez technikailag megvalósítható.

7.7. Hozzájárulás visszavonásához való jog

Ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul (például marketingkommunikáció esetén), hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja, és ebben az esetben az érintett adatokat a továbbiakban ilyen célra nem kezeljük.

7.8. Panasztételhez való jog a felügyeleti hatóságnál

Ha úgy érzi, hogy személyes adatainak kezelése sérti a vonatkozó adatvédelmi rendelkezéseket, panasszal élhet a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti felügyeleti hatóságnál. Magyarországon az illetékes hatóság:

8. Sütik (cookie-k) használata

A Vibe Evening House weboldala sütiket (cookie-kat) használ a felhasználói élmény javítása, a weboldal működtetése, valamint bizonyos funkciók biztosítása érdekében. A cookie-k olyan kis adatfájlok, amelyeket a böngészője ment el az eszközére, és amelyek információkat tartalmazhatnak a weboldal használatáról.

8.1. Alapvető (szükséges) sütik

Ezek a sütik elengedhetetlenek a weboldal megfelelő működéséhez (például navigáció, űrlapok működése, biztonsági funkciók, életkor-ellenőrző felugró ablak működtetése). Ezek nélkül a weboldal bizonyos funkciói nem érhetők el.

8.2. Statisztikai és analitikai sütik

Statisztikai vagy analitikai sütik segítségével kaphatunk képet arról, hogy a látogatók hogyan használják a weboldalt (például mely oldalak a legnépszerűbbek, mennyi időt töltenek az egyes oldalakon). Ezek az információk segítenek abban, hogy javítsuk a weboldal felépítését, tartalmát és a szolgáltatásaink elérhetőségét.

8.3. Marketing és személyre szabási sütik

Amennyiben a jövőben marketing vagy remarketing jellegű eszközöket alkalmazunk, úgy ezekhez is tartozhatnak sütik (például harmadik fél szolgáltatóinak cookie-jai). Ezek segíthetnek abban, hogy az Ön számára releváns, személyre szabott ajánlatokat jelenítsünk meg. Ezeknek a sütiknek az alkalmazásáról, jogalapjáról és a kapcsolódó partnerekről a Süti (Cookie) szabályzat ad részletes információt.

8.4. Sütibeállítások, hozzájárulás és visszavonás

A nem alapvető sütik alkalmazása – különösen a statisztikai és marketing jellegű cookie-k – általában az Ön hozzájárulásához kötött. Weboldalunk megnyitásakor egy cookie tájékoztató és hozzájáruláskezelő felület jelenhet meg, ahol Ön eldöntheti, hogy milyen kategóriájú sütik használatát engedélyezi.

• beállíthatja, hogy csak a szükséges sütik működjenek,
• hozzájárulhat egyes sütikategóriák használatához,
• bármikor módosíthatja vagy visszavonhatja korábbi döntését.

A sütik kezeléséről, típusairól, élettartamukról és a használt harmadik fél szolgáltatókról részletesebb információt a Süti (Cookie) szabályzat oldalon talál.

8.5. Böngésző beállításai

Lehetősége van arra is, hogy a böngészője beállításain keresztül általánosan tiltsa vagy korlátozza a sütik mentését, illetve törölje az eszközén már elhelyezett cookie-kat. A sütik letiltása ugyanakkor a weboldal bizonyos funkcióinak korlátozott működéséhez vezethet.